Što je potvrda rezervacije i kako je pripremiti?

Prosječno se u kući za odmor izmijeni 20-ak grupa gostiju tijekom jedne godine. U apartmanima još i više. Imate li više objekata koje iznajmljujete, taj se broj uvelike povećava.

O svim gostima treba voditi računa kao da su jedini što podrazumijeva ne samo da znate kad dolaze i na koliko su dana rezervirali objekt, nego i koliko osoba dolazi, jesu li im potrebni dodatni ležajevi koje ćete im pripremiti prije njihova dolaska, je li im potreban dječji krevetić koji im ustupate na njihov zahtjev, jesu li zainteresirani za najam bicikala koje dodatno imate u ponudi, ali ne na lokaciji objekta i sl.

O svim specifičnostima rezervacije morate voditi računa prije dolaska gosta kako biste znali što sve trebate za pojedinu grupu gostiju na vrijeme pripremiti. No, kako voditi računa o svemu?

Tu u pomoć priskače potvrda rezervacije koja je jednako korisna iznajmljivaču kao i gostu.

Što je potvrda rezervacije

Booking confirmation ili potvrda rezervacije je dokument kojim dvije strane potvrđuju svoj dogovor o učinjenoj rezervaciji i svim njezinim detaljima i specifičnostima, a dodatno iznajmljivač potvrđuje da je rezervacija objekta konačna te da na isti period neće iznajmiti objekt drugom gostu.

Gostu potvrda rezervacije ulijeva sigurnost da će ga doista dočekati rezervirani objekt samo za njega kada dođe na odredište.

Iznajmljivaču potvrda rezervacije pomaže u vođenju računa o detaljima rezervacije i zahtjevima gosta koje je zatražio prilikom rezerviranja objekta, kao i o iznosu predujma, ostatku koji je potrebno još platiti i broju gostiju koji s njim dolaze. Ne zaboravimo, gost rezervira i do 12 mjeseci unaprijed. Ne zapišete li odmah detalje rezervacije i zahtjeve gosta, teško ćete ih se sjetiti uoči gostova dolaska.

Kako izgleda potvrda rezervacije?

Potvrda rezervacije je dokument sastavljen u Wordu ili kreiran u našem sustavu ako ste korisnik Apartmanice. Važno je da sadrži informacije o objektu i iznajmljivaču te o gostu i rezervaciji. Kreirani dokument spremljen u PDF obliku šaljete potom gostu e-poštom nakon što ste zaprimili uplatu predujma, ako ga naplaćujete, odnosno kad postignete s gostom dogovor o najmu objekta na određeni period.

Što uključiti u potvrdu rezervacije?

Potvrda rezervacije treba sadržavati nekoliko vrlo važnih informacija.

1. Podaci o objektu i iznajmljivaču

Potvrda rezervacije trebala bi sadržavati naziv objekta i adresu, prema potrebi i GPS koordinate, ime i prezime iznajmljivača te njegov broj telefona i e-adresu.

2. Podaci o gostu

Na potvrdi rezervacije trebali bi se naći i podaci gosta: ime i prezime nositelja rezervacije, njegova adresa te njegovi kontakti (broj telefona i e-adresa).

3. Datum dolaska i odlaska

Vrlo važan podatak čine datumi dolaska i odlaska gosta kao i vrijeme dolaska odnosno odjave. Posebno je važno navesti informaciju ako je gost zatražio raniji dolazak ili odlazak odnosno kasniji dolazak ili odlazak ako je o tome postignut dogovor s iznajmljivačem.

4. Broj osoba

Važnu informaciju čini i broj osoba koje dolaze odnosno koliko je među njima odraslih, a koliko je djece te ima li među djecom beba za koje je potrebno osigurati krevetić ako ga nudite gostima na zahtjev s doplatom ili besplatno.

5. Cijena i dodatne naknade

Na potvrdi rezervacije važno je navesti ukupan iznos rezervacije, iznos umanjen za predujam kojim je gost potvrdio rezervaciju te druge naknade ako ih ima poput nadoplate za korištenje dječjeg krevetića, za smještaj psa, dodatan ležaj i sl., ovisno o tome što ste odlučili dodatno naplatiti.

Ako uzimate depozit u slučaju štete, važno je da i ta informacija bude navedena na potvrdi rezervacije s napomenom na koji ga način naplaćujete (u gotovini pri dolasku ili transakcijski) te u kojim ga slučajevima zadržavate.

6. Načini plaćanja

Iako je gost već platio predujam, važno mu je znati kako će i kada platiti ostatak: pri dolasku u gotovini, prije dolaska na žiroračun ili PayPal ili za vrijeme svog boravka. Iako ćete vi imati svoja pravila, nastojte biti fleksibilni prema gostu. Ipak vam vjeruje na riječ i uplaćuje pozamašnu svotu novca.

7. Uvjeti otkazivanja

Izuzetno je važno uvjete otkazivanja jasno komunicirati sa svojim gostima. Moraju znati kada im i u kojem postotku uplaćenog iznosa vraćate novac, a kada ga zadržavate. Stoga, osim na web-stranici, poželjno je navesti ih i na potvrdi rezervacije. Iznimke uvijek možete napraviti i mimo navedenih pravila, no ona su tu da prvenstveno štite vas i vaše poslovanje.

Potvrda rezervacije u sustavu Apartmanice

Kako bismo olakšali iznajmljivačima poslovanje, unutar Apartmanica web-sustava kreirali smo obrazac potvrde rezervacije koji se automatski ispunjava kad gost pošalje svoj upit, a zatim vi potvrdite rezervaciju nakon što ste s njim postigli dogovor.

Potvrda sadrži standardne informacije koje se automatski povlače iz sustava, a to su:

• nositelj rezervacije (gost),
• adresa nositelja,
• datum prijave (check-in) i datum odjave (check-out),
• broj osoba,
• naziv i adresa objekta,
• ukupna cijena rezervacije i iznos koliko je još potrebno platiti,
• vrsta/opis usluge te
• prostor za dodatne napomene.

U prostoru za napomene možete navesti zahtjeve gosta poput “gost je zatražio late check-in”, “gost je zatražio bicikle”, “gost je zatražio dječji krevetić i hranilicu”, “nadoplata za psa” i sl.

Također, poželjno je navesti uvjete otkazivanja bez obzira na to što ih već imate navedene na svojoj web-stranici, način na koji gost može platiti ostatak iznosa rezervacije (npr. u gotovini pri dolasku, na PayPal račun 24 sata prije dolaska i sl.) te iznos i način plaćanja depozita za slučaj štete kao i informaciju u kojim ga slučajevima zadržavate.

Zašto slati potvrdu rezervacije?

Osim što pokazujete profesionalnost i ozbiljnost u poslovanju, slanjem potvrde rezervacije gostu ulijevate sigurnost, a to je danas, u vremenu kada se događaju brojne prijevare, izuzetno važno. Gost će to cijeniti, a sigurni smo i nagraditi pozitivnom recenzijom!